LA MINIERA, ossia perchè raccogliere e usare i dati aziendali e lavorare felici
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Data Mining: secondo Wikipedia si tratta di analisi sui dati che possono servire a (semplifichiamo un po') “estrarre, con tecniche analitiche all'avanguardia, informazioni implicite e nascoste da dati già strutturati oppure a esplorare e analizzare, in modo automatico o semiautomatico, dati non ancora organizzati allo scopo di scoprire pattern (strutture) significativi”. Esaminando il nome che gli anglosassoni hanno dato a queste attività salta subito all'occhio il termine mining. Tenendo conto che l'accezione più usata della parola “mine” è miniera, mining potrebbe tradursi con scavare, estrarre. In effetti, i dati sono come un filone minerario, una massa nascosta i cui tesori aspettano solo di essere portati in superficie. Perché raccogliere dati? E, una volta raccolti, come usarli utilmente? Queste domande sono “innocue” soltanto all'apparenza, poiché dietro di esse c'è un mondo, anzi, un universo intero. Tanto per fissare le idee pensiamo di essere nell'ufficio di leva, impegnati nella raccolta dei dati sui futuri soldati. Occorrerà sicuramente un'anagrafica (luogo e data di nascita, nome e cognome, residenza), integrata da altre quantità quali il peso, l'altezza, lo stato di salute e magari anche notizie sul possesso dei diritti civili e di eventuali notizie dal casellario giudiziario. Ogni ragazzo/a avrà il suo record - una sorta di “riga“ in una grande tabella – suddiviso in campi (uno per il nome, uno per il cognome e così via). Accedendo alla tabella per colonne, ad esempio quello del nome, avremo come risultato una successione di Andrea, Anna, Antonio e così via mentre entrando nelle righe vedremo i dati di un singolo individuo. Le elaborazioni più interessanti, rese molto facili dai moderni PC e software, sono però quelle che esplorano la nostra tabella in maniera “trasversale”, estraendo e aggregando i dati liberamente. Un esempio di questo modo di procedere potrebbe essere il voler incrociare i dati di provenienza geografica con quelli dell'altezza, per avere un'idea (inventiamo) di dove inviare le uniformi di una determinata taglia.
Stucco, vernice e database
I dati utili al carrozziere sono ovviamente diversi ma comunque piuttosto vari: i primi che potrebbero venire in mente saranno le lavorazioni (preparazione, stacco-riattacco e così via), i costi (manodopera, ricambi, materiali, energia, etc.), le ore lavorate effettivamente e simili. Già partendo da queste tipologie “evidenti” ci sarebbe da approfondire, ad esempio disaggregando il totale delle ore lavorate in ore di lattoneria, verniciatura, soccorso stradale e così via. Una simile analisi potrebbe evidenziare eventuali sbilanciamenti di certe lavorazioni rispetto alle altre, permettendo così di porre rimedio. Un po' più “sottili” sono poi analisi di tipo amministrativo/finanziario, che possono mirare alla comprensione di, per esempio, come si ripartiscono i margini e i costi. Partiamo con un semplice esempio, tratto da un'esperienza che facciamo tutti: il pranzare al ristorante. Una pizza o un secondo costano sicuramente più di una bibita gassata o di un dessert ma il margine delle pietanze è probabilmente minore, nel senso che gli 8/12 euro d’incasso di una pizza sono gravati di costi (la manodopera del pizzaiolo, l'energia consumata dal forno, tanto per dirne un paio) molto superiori rispetto al taglio di una torta confezionata o alla somministrazione di una bottiglietta di aranciata. Pensiamo al classico amaro, la cui bottiglia da 75 cl - che potrà costare, a un esercente, qualche euro per un prodotto standard – servirà per riempire 8/10 bicchierini da liquore ognuno dei quali potrà fruttare un importo pari o superiore al prezzo della bottiglia intera: con queste premesse è facile capire perché il personale propone sempre “l'ammazzacaffè” a fine pasto. Il discorso dei margini, nel caso dei carrozzieri, si presenta piuttosto interessante. Pensiamo, per esempio, alle convenzioni con le flotte o le assicurazioni. Non è detto che la tariffa oraria della 
manodopera sia vantaggiosa (potrebbe essere anche inferiore a quella risultante dai costi interni dell'officina) ma la convenzione potrebbe essere lo stesso redditizia alla presenza delle economie di scala date dal fatto che una flotta di taxi, ad esempio, ha le auto verniciate tutte dello stesso colore. Una particolare attenzione va poi posta sui ricambi, giacché l'adesione a un network o a una convenzione potrebbe imporre un approvvigionamento dei pezzi meno vantaggioso rispetto ad altri canali. Molte altre analisi possono essere fatte, ad esempio sull'età media delle auto riparate: se il portafoglio degli ordini è, per qualche motivo, piuttosto datato, è possibile che i margini sulla manodopera siano nulli o addirittura negativi perché lo stacco-riattacco potrebbe essere più lento rispetto a quanto avviene nei veicoli più moderni.
Pratica e grammatica
La teoria è sicuramente interessante ma: come metterla in pratica? In sostanza occorre un software per elaborare i dati e, prima ancora, un sistema semplice per la raccolta degli stessi. L'artigiano potrà scegliere fra le diverse soluzioni proposte dalle aziende; in chiusura di articolo citiamo, come esempio, il software Cargest e lo strumento di raccolta dati TouchFlow!, quest'ultimo proposto dalla Uesse, azienda italiana molto attiva nel settore e della quale avevamo già parlato. Cargest è un'applicazione piuttosto versatile, in grado di importare dati da qualunque software di preventivazione e in grado di eseguire con facilità un gran numero di analisi di tipo economico. I dati di partenza possono essere i più svariati: preventivi, consuntivi, fatture, presenze degli operai, attività e altro ancora. I risultati sono parimenti “variegati”, spaziando dai ricavi globali ai confronti fra i costi delle ore lavorate e quanto ricavato, passando per la scomposizione dei margini e dei costi. Il TouchFlow! è invece un sistema specializzato nella rilevazione delle presenze e delle lavorazioni ed è concepito per essere usato nella maniera più semplice possibile. I terminali touch-screen permettono, infatti, l'immissione dei dati senza bisogno di tastiere, mouse e tantomeno badge, mentre il link Wi-Fi attua una pratica trasmissione dei dati senza fili. L'operaio può “timbrare” l'ingresso in officina e iniziare la lavorazione di un veicolo semplicemente toccando il proprio nome, la lavorazione in questione e l'auto, senza bisogno di immettere codici di lavorazione e numeri di cubi magnetici (comunque registrabili, se occorre). TouchFlow! può essere plasmato a piacere, in modo da adattarsi all'azienda (il sistema può avere fino a 128 terminali) e permette anche di creare e gestire automaticamente un consuntivo al termine del lavoro ed esportare a piacere i dati, ad esempio per la creare il “Libro Unico” dei lavoratori dell’impresa.
Concludendo, la stretta della “tenaglia” costituita dalle auto sempre più sofisticate e critiche da riparare (basta pensare all'impiego sempre più diffuso di compositi e acciai altoresistenziali) e dai margini che vanno erodendosi, può essere allentata, ma occorre dotarsi degli strumenti adatti: uno di questi è sicuramente la business intelligence.
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