- Tipologia della timbratura

- Causali della timbratura

- Festività e feste patronali

- Mansioni

- Profili orari

- Schede anagrafiche dei dipendenti e loro profilo orario

- Controllo e modifica delle timbrature di entrata-uscita ed elaborazione del cartellino presenza.

 L’intento che ci siamo posti è quello di creare una gestione completa delle presenze del personale, flessibile e altamente personalizzabile, ma al contempo molto automatizzata per ridurre al minimo le operazioni ripetitive.

Ma vediamo nel dettaglio il funzionamento della gestione del personale e il significato delle differenti impostazioni, spiegando lo scopo di ogni impostazione.

Tipologia della timbratura

Attualmente sono previste due tipologie di timbratura: quelle di presenza (simbolo P) e quelle di assenza (simbolo A). Sono le due tipologie fondamentali che il programma utilizza per elaborare i cartellini. In sostanza il programma deve sapere se la timbratura che sta elaborando è una timbratura di presenza in azienda o una “timbratura di assenza”, nel senso che è anche possibile inserire un periodo di assenza con la relativa causale. Facciamo un esempio per chiarire meglio questo concetto: Mario timbra  alle 8.00 del mattino l’entrata e alle 10.00 l’uscita, usufruendo di un permesso di 2 ore dalle 10.00 alle 12.00. Avremo quindi 2 ore di presenza e poi potremo andare ad inserire dalle 10.00 alle 12.00 una timbratura di 2 ore di assenza specificando anche la motivazione (vedi il capitolo successivo Causali Timbratura) 

Causali della timbratura

In Causali timbratura abbiamo già inserito le causali più comuni, ma se ne possono anche aggiungere altre. Le causali possono essere di due tipi: di presenza o di assenza. Ogni causale ha ovviamente una descrizione, un simbolo costituito da una lettera e un colore in modo che lo sfondo della cella che contiene la timbratura venga colorato a seconda della causale selezionata. E’ importante conoscere il simbolo della causale perché è quello che viene visualizzato nel prospetto delle timbrature. Le causali ci permettono di specificare la motivazione di una assenza.

Festività

In questa finestra sono elencate le festività nazionali e si dovranno aggiungere eventuali festività patronali. Vengono utilizzate per calcolare correttamente i giorni lavorativi.

Mansioni

Elenco delle diverse tipologie di attività che si svolgono in azienda e che saranno selezionabili dagli addetti in relazione all’attività che andranno a svolgere. Non sono relative alle ore presenza ma alle timbrature di inizio fine lavori sui veicoli. Le mansioni più comuni sono già presenti ma se ne potranno aggiungere altre a seconda dell’organizzazione aziendale. Ad esempio potrà esserici Autolavaggio, Gommista, Revisione, ecc.

 Profilo orario

Qui si dovranno inserire i diversi tipi di orario presenti nella nostra azienda. La corretta gestione dei profili orari consentirà di automatizzare l’elaborazione dei cartellini presenza e quindi ci soffermeremo su questa importante funzionalità facendo anche numerosi esempi.

Ovviamente in una azienda è possibile avere personale che fa orari di lavoro differenti e in questo caso dovremo creare profili orari differenti.

Per prima cosa dobbiamo sapere che si possono avere due tipi differenti di profili orari per il calcolo dei cartellini: uno che tiene conto dell’orario specificato e fa i conteggi in base a questo, quindi con timbrature di entrata e uscita validate sull’orario specificato e l’altro, chiamato Flessibile, che si attiva spuntando l’apposito check, che controlla semplicemente il totale delle ore di presenza in azienda, senza confrontare e validare le timbrature rispetto all’orario aziendale.

Attenzione questo non vuol dire che nel secondo caso non esiste un orario di lavoro aziendale ma solo che il programma non esegue il controllo su eventuali ritardi o uscite anticipate rispetto all’orario impostato.

E’ ovvio che il sistema da preferire è il primo, che permette maggior controllo e numerosi automatismi, mentre il secondo è preferibile per quei collaboratori che per la natura delle loro mansioni non hanno un orario rigidamente definito ma di cui si vuole comunque monitorare la presenza in azienda.

Quanto sopra detto è impostabile nel riquadro ‘Orario’

Qui è possibile impostare l’orario settimanale, specificando l’orario di entrata e uscita di ogni giorno della settimana. Selezionando il check ‘Flessibile’ verranno disattivati i giorni e si dovrà semplicemente inserire il totale delle ore lavorative quotidiane. Selezionando Sabato e/o Domenica si indicherà al programma che sono due normali giorni lavorativi, questo per consentire un corretto calcolo dello straordinario anche in quei giorni.  

Detto questo passiamo alla descrizione dei diversi automatismi che si possono attivare. Useremo numerosi esempi e per far questo considereremo come orario aziendale 8.00 -12.00 14.00 – 18.00 dal lunedì al venerdì. 

Per i vari esempi faremo riferimento alla precedente immagine.

Prima di iniziare la spiegazione degli automatismi è importante specificare che il programma non modifica in nessun modo le timbrature fatte dal dipendente, semplicemente elabora il cartellino in base alle impostazioni selezionate e presenta sempre il doppio calcolo, senza automatismi e con gli automatismi. La modifica delle timbrature può essere fatta esclusivamente in modo volontario e diretto da un operatore.

1. Attivazione dell’automatismo ‘Difetto’

Nel caso il dipendente timbri l’uscita prima dell’orario previsto il programma arrotonda per difetto la timbratura di uscita ai minuti specificati. Esempio: il dipendente timbra alle 17.56, abbiamo quindi un’uscita anticipata. Il programma, oltre a segnalare in rosso la timbratura, applica l’automatismo e quindi calcola la timbratura arrotondata alle 17.55

Esempio Timbrature:

8.00-12.02 14.00-17.57 totale ore 4.02 + 3.55 = 7.57

8.00-11.56 13.57-17.57 totale ore 3.55 + 3.58 = 7.53

8.00-11.59 14.00-17.58 totale ore 4.00 + 4.00 = 8.00 perché mettendo 2 minuti nella casella ‘Minuti da abbuonare’ abbiamo specificato che è una entrata in ritardo o un’uscita anticipata entro due minuti viene considerata regolare.

2. Attivazione dell’automatismo ‘Ritardo’

Consente di specificare il limite massimo di minuti oltre il quale la timbratura di entrata viene considerata in ritardo. Nel nostro caso tutte le timbrature fino alle 8.15 saranno considerate regolari mentre dalle 8.16 in poi saranno segnalate come entrate in ritardo. In caso di ritardo è possibile considerare la timbratura di entrata arrotondata al valore specificato. 

Esempio Timbrature:

8.10-12.10 14.00-18.00 totale ore 4.00 + 4.00 = 8.00 Timbratura regolare.

8.15-12.00 13.57-18.00 totale ore 3.45 + 4.03 = 7.48 Timbratura con entrata regolare, uscita corretta ma mancano 15 minuti al mattino. 

8.16-12.00 14.00-18.00 totale ore 3.30 + 4.00 = 7.30 perché la timbratura delle 8.16, oltre ad essere evidenziata come in ritardo, viene arrotondata al quarto d’ora successivo, cioè è come se avesse timbrato alle 8.30.

3. Attivazione dell’automatismo ‘Straordinario'

Consente il calcolo automatico dello straordinario. Se l’opzione non è attiva viene considerato straordinario tutto ciò che eccede le normali ore lavorative calcolate in base all’orario impostato. Attivando l’opzione è invece possibile calcolare lo straordinario a partire da una certa soglia minima e successivamente conteggiarlo a blocchi specificati. Nel nostro caso lo straordinario verrà conteggiato dopo mezz’ora e considerato a blocchi di 5 minuti. Anche qui abbiamo la possibilità di specificare un tot di minuti di abbuono.

Esempio Timbrature:

8.00-12.00 14.00-18.30 totale ore 4.00 + 4.30 = 8.30 mezz’ora di straordinario.

8.00-12.00 14.00-18.32 totale ore 4.00 + 4.30 = 8.30 mezz’ora di straordinario perché i 2 minuti non vengono considerati. 

8.00-12.00 14.00-18.25 totale ore 4.00 + 4.00 = 8.00 i 25 minuti di straordinario non vengono considerati perché non superano la soglia minima impostata a 30 minuti. 

8.00-12.00 14.00-18.28 totale ore 4.00 + 4.30 = 8.30 i 28 minuti + i 2 minuti di abbuono raggiungono la soglia minima di straordinario impostata a 30 minuti e perciò viene conteggiata mezz’ora di straordinario. 

8.00-12.00 14.00-18.33 totale ore 4.00 + 4.35 = 8.35 35 minuti di straordinario perché i 2 minuti mancanti per raggiungere il blocco dei 5 vengono abbuonati come indicato in ‘Minuti da abbuonare’.

Infine attivando l’apposito check Straordinario consecutivo possiamo conteggiare lo straordinario solo se fatto consecutivamente e non se diviso in due o più parti.

Anche in questo caso un semplice esempio chiarirà il funzionamento:

con Check ‘Straordinario Consecutivo’ attivato vogliamo che lo straordinario venga calcolato solo nel caso in cui abbia una minima durata di mezz’ora ma fatta consecutivamente e non che sia la somma di due durate inferiori. Quindi

8.00-12.20 14.00-18.20 totale ore 4.00 + 4.00 = 8.00 perché non viene mai raggiunta la soglia minima in maniera consecutiva anche se il totale sono 8.40 (straordinario 20 minuti + 20 minuti).

con Check ‘Straordinario Consecutivo’ disattivo vogliamo che lo straordinario venga calcolato solo nel caso in cui abbia una durata minima di mezz’ora anche non consecutiva quindi anche la somma di due durate inferiori. Quindi lo stesso esempio di prima

8.00-12.20 14.00-18.20 totale ore 4.20 + 4.20 = 8.40 viene raggiunta la soglia minima facendo la somma dei 20 minuti di straordinario del mattino +  i 20 minuti del pomeriggio. Totale straordinario: 40 minuti.

Personale

In questa sezione si inserisce l’anagrafica del personale e si attribuisce a ciascun dipendente il profilo orario precedentemente creato. Inoltre è importante specificare la mansione svolta normalmente e il ruolo con la percentuale indicativa delle ore produttive, cioè impiegate direttamente nell’attività ripartiva. Quest’ultimo dato non influenza in nessun modo il calcolo del cartellino ma viene utilizzato in altre parti del programma a fini di analisi dei dati e della produttività. Una volta inserito un dipendente non sarà possibile cancellarlo perché potrebbero esserci delle sue timbrature sia di presenza che di lavorazione. Nel caso di cessazione del rapporto di lavoro, si dovrà selezionare l’opzione ‘Fuori organico’

Totali ore presenza

E’ in questa sezione che avviene il calcolo del cartellino. La finestra si presenta grossomodo suddivisa in tre aree: una superiore in cui è possibile selezionare il cartellino dell’addetto e visualizzare i dati fondamentali, una a sinistra in cui vengono visualizzate le timbrature e una a destra in cui abbiamo il risultato dell’elaborazione.

Nella parte di sinistra, oltre a vedere le timbrature dell’addetto si possono modificare e inserirne di nuove. Come si possono modificare e inserire le causali relative. Nella parte di destra è importante notare che sono sempre calcolati i due totali: delle ore lavorate senza considerare gli automatismi e con gli automatismi.

Inoltre viene evidenziata la differenza. 

I totali sono modificabili manualmente senza dover modificare le singole timbrature. Un totale modificato a mano non sarà più ricalcolato a meno che non venga tolta la spunta dal check della colonna ‘Modificato’

Impostazioni

Si tratta di una sezione dove sono visualizzati dati tecnici e percorsi necessari al corretto funzionamento del programma. Normalmente non vanno modificati ed eventuali modifiche vanno fatte con il supporto diretto di UESSE o di personale opportunamente istruito.